Получили претензию за фото или изображение: пошаговая инструкция для бизнеса

Претензия за фотографию или изображение не означает, что требуемую сумму нужно немедленно заплатить. Но и игнорировать письмо, отвечать на эмоциях или соглашаться с формулировками заявителя до проверки документов не стоит. Сначала нужно зафиксировать обстоятельства, понять, о каком изображении идёт речь, проверить полномочия заявителя и восстановить историю появления материала на сайте, в карточке товара или рекламной кампании.

Эта инструкция поможет выстроить первую позицию. Она рассчитана на компании и ИП, которые используют контент на сайте, в интернет-магазине, на маркетплейсах, в рекламе или социальных сетях. То есть практически на каждого из нас.

Что сделать сразу после получения претензии

Сохраните претензию полностью: письмо, приложения, ссылку на страницу, дату и способ получения. Если заявитель приложил скриншоты, расчёт, доверенность, договор или иные документы, их тоже нужно сохранить в первоначальном виде.

Соберите у себя всё, что связано с изображением:

• ссылку на страницу сайта, карточку товара, пост или рекламное объявление;
• скриншоты фактического размещения и дату, когда материал был обнаружен;
• исходный файл, если он сохранился;
• договоры с фотографом, агентством, разработчиком сайта, поставщиком или подрядчиком;
• лицензию фотобанка, подтверждение покупки, счёт, акт, переписку;
• сведения о том, когда и кем фото было опубликовано;
• архивные версии сайта, если изображение уже заменили или удалили.

— Что делать, если претензия пришла по нескольким страницам сайта?

Разделите материалы по объектам и источникам. Составьте список URL, изображений, дат и документов. Это позволит увидеть, какие эпизоды связаны между собой, а где нужны разные ответы и разные доказательства.

— Что делать, если фотографию передал подрядчик?

Найдите договор, техническое задание, акт, переписку и сам файл. Затем проверьте, предусматривали ли документы право размещать изображение на сайте, в рекламе и на других площадках. Если формулировок нет или они неоднозначны, не подменяйте проверку предположением о передаче всех прав.

Важно:

Не спешите отправлять шаблонный ответ со словами «фотография была в свободном доступе», «у нас некоммерческий проект» или «фотография удалена, нарушение устранено». Такие аргументы не сработают. Также не стоит сразу направлять обещание выплатить сумму по претензии. Нужно сперва провести анализ. Переходите к переписке если точно установили все факты.

Что проверить в претензии?

Претензия должна быть конкретной. В ней важно найти ответы на несколько вопросов

Кто направил претензию?

Заявитель может быть автором фотографии, обладателем исключительного права, представителем правообладателя или организацией, которой поручено вести переговоры. Эти статусы не равнозначны. Нужно понять, от чьего имени направлено письмо и какими документами подтверждены полномочия.

Какое изображение имеется в виду?

Проверьте, позволяет ли претензия однозначно определить объект: название файла, превью, скриншот, ссылку на страницу, дату фиксации, фрагмент изображения. Если требований несколько, разделите их по каждому объекту: происхождение и документы на одну фотографию могут отличаться от другой.

Что именно требует заявитель?

В претензии могут просить прекратить использование, удалить материал, выплатить компенсацию, предоставить документы или направить ответ. Важно отделить требования от их обоснования: указана ли правовая позиция, есть ли расчёт суммы, приложены ли доказательства использования и прав на объект.

Какой срок указан для ответа?

Ориентируйтесь не на универсальную цифру, а на документы и обстоятельства конкретного спора. Тридцатидневный срок, который часто упоминают в связи с досудебным порядком, в ряде споров между юридическими лицами и ИП определяет, когда потенциальный истец может обратиться в суд после направления претензии. Это не означает, что у получателя всегда есть ровно 30 дней и что письмо можно не анализировать до последнего дня. Срок из претензии, условия договора и характер требований нужно оценивать вместе.

Важно! Удалить фотографию недостаточно чтобы урегулировать претензию!

Как проверить права заявителя на фотографию

Наличие фотографии на сайте заявителя или в его фотобанке само по себе не закрывает вопрос о правах. С другой стороны, отсутствие водяного знака на вашем сайте не означает, что у заявителя нет оснований. Нужна проверка цепочки прав.

Если претензию направил автор, значение могут иметь исходники, публикации, договоры и иные материалы, подтверждающие создание фотографии. Если обращается компания, важно понять, на каком основании права перешли к ней или почему она действует от имени автора. Если письмо подписал представитель, проверьте доверенность или иной документ о полномочиях.

Не стоит строить позицию только на предположении, что заявитель «не похож на автора» или «не приложил всё сразу». Корректнее запросить недостающие документы, сопоставить их с обстоятельствами использования и проверить собственные основания для размещения изображения.

После разбора одного изображения проверьте, нет ли на сайте и в рекламных материалах файлов из того же источника. Часто риск связан не с одной случайной фотографией, а с тем, что в компании нет порядка хранения лицензий, договоров и исходников.

Полезно составить реестр: какой объект используется, откуда он получен, на каком основании размещается, где хранится документ, и кто отвечает за обновление информации. Для старых материалов достаточно начать с приоритетных страниц: каталогов, посадочных, рекламных кампаний, карточек маркетплейсов и страниц с высоким трафиком. В компании Инпра мы, например, собираем реестры интеллектуальной собственности для клиентов.

Памятка от Инпра: как избежать новых претензий

Собрали несколько важных пунктов, на которые нужно обратить внимание

Как установить, откуда фотография появилась на сайте

История происхождения изображения часто определяет стратегию ответа. Полезно собрать её в одну таблицу внутри компании.

Если внутри компании нет единого ответа на вопрос «откуда взялось это фото», это не повод придумывать версию. Лучше сразу зафиксировать, какие сведения подтверждены документами, а какие ещё нужно восстановить.

Нужно ли удалять спорную фотографию

Иногда прекращение текущего размещения бывает разумным способом не увеличивать период использования спорного материала. Но сначала зафиксируйте, что именно было опубликовано: сделайте скриншоты, сохраните URL, дату, версии страницы и данные в системе управления сайтом.

Удаление фотографии не равнозначно признанию нарушения
и само по себе не отвечает на вопрос о требованиях за прошлое использование.
Так же неверно считать, что если картинка уже удалена, спор автоматически прекращается.
Решение о дальнейшей публикации стоит принимать после оценки претензии, источника файла и коммерческого значения материала.

Неверно считать, что если картинка уже удалена, спор автоматически прекращается.

Как подготовить ответ на претензию

Не используйте фразы «фото было в свободном доступе», «мы не знали об авторе» или «картинку поставил подрядчик» как самостоятельные аргументы. Также не стоит говорить, что фотография размещена на малозначимой странице или что ваш проект или страница «не несёт коммерческой ценности», как и в целом говорить о некоммерческом использовании. Это не сработает. Но документы от подрядчика, поставщика или фотобанка могут иметь значение, если их правильно сопоставить с конкретной фотографией и способом использования.

Содержательный ответ не должен быть длинным ради объёма. Его задача — зафиксировать позицию и показать, что компания разобралась в фактах. Обычно в нём нужны:

Так и что писать в ответе на претензию?

Содержательный ответ не должен быть длинным ради объёма. Его задача — зафиксировать позицию и показать, что компания разобралась в фактах. Обычно в нём нужны:

1. реквизиты полученной претензии и перечень требований, на которые вы отвечаете;
2. подтверждённые обстоятельства использования изображения;
3. сведения о документах и источнике материала, если они есть;
4. вопросы к доказательствам заявителя, если их недостаточно для оценки;
5. позиция по дальнейшему размещению и готовность к предметному обсуждению;
6. просьба предоставить дополнительные сведения или документы, если без них нельзя проверить требование.

Когда имеет смысл обсуждать урегулирование

Переговоры не исключают проверку прав. Напротив, предметный диалог возможен, когда стороны понимают, о каком изображении идёт речь, какие документы есть и какие действия уже предприняты. В одних случаях достаточно уточнить полномочия заявителя или представить лицензию. В других — уместно обсуждать условия прекращения спора, не затягивая вопрос до суда.

Не обещайте оплату или удаление всех материалов, пока не установите объём требования. При нескольких фотографиях, нескольких площадках или участии подрядчиков последствия каждого эпизода могут различаться.

Как избежать новых претензий?

После разбора одного изображения проверьте, нет ли на сайте и в рекламных материалах файлов из того же источника. Часто риск связан не с одной случайной фотографией, а с тем, что в компании нет порядка хранения лицензий, договоров и исходников.

Полезно составить реестр: какой объект используется, откуда он получен, на каком основании размещается, где хранится документ, и кто отвечает за обновление информации. Для старых материалов достаточно начать с приоритетных страниц: каталогов, посадочных, рекламных кампаний, карточек маркетплейсов и страниц с высоким трафиком.

Если претензия затрагивает несколько страниц или вы не уверены в происхождении большого массива контента, имеет смысл проверить права на контент сайта системно, а не разбирать каждый новый вопрос с нуля. В компании Инпра мы делаем реестры для клиентов — напишите нам если вам нужна такая услуга

Когда нужен юрист по интеллектуальной собственности?

Передайте претензию на разбор, если заявлена значимая сумма, спор касается нескольких объектов, права на фото оформлял подрядчик, заявитель действует через представителя или переговоры уже зашли в тупик. Отдельного внимания требуют ситуации, где одна и та же фотография использовалась на сайте, в рекламе, карточках товаров и социальных сетях.

INPRA работает и с защитой прав авторов, и с защитой бизнеса. В каждом конкретном споре компания представляет только одну сторону и предварительно проверяет конфликт интересов.

Частые вопросы

Отправить претензию на разбор

Пришлите претензию и приложенные документы. Проверим, что именно требуется оценить, и обсудим дальнейшие действия.